Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą?

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z kilkoma formalnymi czynnościami. Przedsiębiorca musi m.in. wyrejestrować firmę z bazy CEIDG czy dokonać rozliczenia z podatku VAT.

Zamknięcie działalności gospodarczej w 4 krokach:

1. Wyrejestrowanie firmy z CEIDG

W tym celu do urzędu gminy przedsiębiorca składa wniosek CEUDG-1 informując tym samym, że zamyka działalność gospodarczą. Ma na to 7 dni od daty zamieszczonej na formularzu.

Formularz CEIDG-1 można złożyć na 3 sposoby:

1. osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
2. za pośrednictwem strony www.ceidg.gov.pl – jeśli przedsiębiorca posiada zaufany profil lub podpis elektroniczny,
3. pocztą z podpisem poświadczonym przez notariusza.

Aby zamknąć firmę we wniosku CEIDG-1 w polu 01 należy zakreślić punkt 5. „wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG”. Mimo, że działalność gospodarcza przestaje istnieć, jej dane będą nadal dostępne dla informacji publicznej. Zmienia się jedynie status przedsiębiorstwa.

Formularz CEIDG-1 zawiera powiadomienie o zamknięciu działalności skierowane do urzędu skarbowego. Jego złożenie jest równoznaczne z odebraniem naszej firmie numeru REGON.

2. Wyrejestrowanie firmy z ZUS-u

Zamykając działalność gospodarczą przedsiębiorca musi dostarczyć do ZUS-u druk ZUS ZWUA. Dzięki temu wyrejestrowuje się z ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych. W przypadku, gdy ubezpieczeniem samozatrudnionego objęta jest jego rodzina, ona też musi zostać wyrejestrowana. Czynności należy dokonać w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia.

3. Sporządzenie trzech ewidencji – dla vatowców rozliczających się na podstawie Księgi Rozchodów i Przychodów

Kolejnym krokiem prowadzącym do zamknięcia firmy jest sporządzenie trzech ewidencji majątku przedsiębiorstwa. Są to:

1. Spis majątku firmy dla celów podatku dochodowego – powinien zawierać listę niematerialnych rzeczy oraz wartości czyli np. licencje, które były rozliczane w ramach prowadzenia działalności gospodarczej (np. materiały, towary handlowe, wyposażenie). Jest to podstawa zamknięcia Księgi Przychodów i Rozchodów.
2. Spis z natury dla celów PIT – zawiera dane na temat majątku firmy na dzień zamknięcia działalności gospodarczej. Wykaz obejmuje dokładne informacje o każdej rzeczy będącej własnością firmy, w tym jej wycenę (nie dotyczy jednak tych przedmiotów, które nie są towarami lub materiałami). Przedsiębiorca ma możliwość wyceny majątku firmy po cenach zakupu, albo po cenach rynkowych obowiązujących na dzień sporządzania spisu, jeśli są one niższe od cen nabycia tych przedmiotów. Od kwoty wartości remanentu końcowego, którym jest ten spis z natury, przedsiębiorca płaci ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy.
3. Spis z natury dla celów VAT – obejmuje wszystkie elementy firmy np. grunty, wyposażenie, środki trwałe, towary handlowe itd. Zawiera także te części majątku przedsiębiorstwa, od których wcześniej odliczono VAT.

UWAGA! Powyższe wykazy mogą zostać sporządzone przez księgowych, jednak to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek dopilnowania ich szczegółowości i prawidłowości. Spisów nie przedstawia się w żadnym z urzędów. Wykorzystuje się je do rozliczenia podatków. Istnieje także obowiązek przechowywania przez 5 lat dokumentów na wypadek kontroli odpowiedniego organu państwa.

4. Rozliczenie VAT

Likwidując działalność gospodarczą przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć się z podatku VAT. Dzięki spisom z natury, które przeprowadził, oblicza kwotę należną do zapłaty. Biorąc pod uwagę te zakupy na rzecz firmy, które wcześniej zostały wrzucone „w koszty”, oblicza kwotę należną do zwrotu państwu (na podstawie obowiązujących cen rynkowych co sprawia, że ostatecznie kwota należna do zapłaty jest niższa niż odliczony wcześniej podatek).

Dodatkowo zamykając działalność gospodarczą przedsiębiorca ma obowiązek:

1. złożyć formularz VAT-Z, przez co zgłasza w urzędzie skarbowym, że zaprzestaje działalności;
2. złożyć (do 25 dnia miesiąca po danym okresie – miesiącu, kwartale) ostatnią deklarację VAT obejmującą:
   • podatek za bieżący okres rozliczeniowy,
   • podatek obliczony na podstawie danych ze sporządzonego wcześniej spisu z natury.

UWAGA! Aby uniknąć zapłaty podatku VAT od przedmiotów wykazanych w spisie z natury, można je wcześniej sprzedać lub zutylizować (dotyczy tych rzeczy, które w trakcie działania firmy straciły swoją wartość rynkową).