Samochód a jednoosobowa działalność gospodarcza

Samochód firmowy jest często niezbędnym narzędziem, jakie osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wykorzystują w codziennej pracy. Według polskiego prawa każda firma może zakupić pojazd. Jednak tylko te przedsiębiorstwa, które rozliczają się z podatku VAT, mają prawo odliczyć od 50 do 100% kwoty podatku od kosztów uzyskania przychodu.

Samochód w firmie w 2021 roku

Według ustawy o podatku VAT oraz jej aktualizacji, jaka miała miejsce 1 kwietnia 2014, za pojazd samochodowy kupowany przez firmę uznaje się urządzenie, które pozwala na przemieszczanie się z prędkością większą niż 25 km/h oraz o masie nieprzekraczającej 3,5 tony. W praktyce oznacza to, że pojazdem firmowym może być np. motocykl, samochód osobowy czy quad. Wartość, jaką możemy odliczyć, nie może jednak przekraczać 20 tys. euro. Zatem od zakupu samochodu wartego mniej niż wymieniona kwota amortyzujemy całość poniesionych kosztów, od wartego więcej – część (do 20 tys. euro).

Innym typem samochodów firmowych są pojazdy, których konstrukcja sugeruje, że będą wykorzystywane jako narzędzie pracy. Są wśród nich samochody nie będące samochodami osobowymi i posiadające jeden rząd siedzeń, oddzielone lub nie trwałą przegrodą, przeznaczone do przewożenia ładunków czy posiadające konstrukcyjną możliwość rozdzielania na oddzielne elementy. Do samochodów przeznaczonych dla firm uznaje się także samochody osobowe, których funkcją jest przewożenie osób np. busy, vany, autobusy.

Dodatkowo za samochody firmowe niebudzące wątpliwości swojego przeznaczenia uznano:

• agregaty spawalnicze/elektryczne,
• ładowarki,
• koparki,
• koparko-spycharki,
• podnośniki do prac konserwacyjno-montażowych,
• żurawie samochodowe,
• samochody pogrzebowe,
• bankowozy typu A/B.

WAŻNE: Lista samochodów specjalnych jak i zasady zakupu i użytkowania samochodów w firmie, są zawarte w Rozporządzenie z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.

Samochody firmowe a 50% podatku VAT

Możliwość odliczenia 50% podatku VAT od zakupu pojazdu przysługuje przedsiębiorcy, który używa samochodu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Drugie 50% VAT przedsiębiorca wpisuje w koszty uzyskania przychodu. Co ważne, urząd skarbowy w tym przypadku nie ingeruje w to, czy pojazd jest własnością prywatną przedsiębiorcy i wykorzystywany jest do pracy na zasadzie np. najmu czy dzierżawy.

Od 1 lipca 2015 roku przedsiębiorca korzystający z samochodu firmowego także w celach prywatnych ma możliwość odliczenia 50% podatku VAT od kupowanego paliwa.

Rok 2019 przyniósł dużo zmian jeśli chodzi o użytkowanie samochodu osobowego w firmie w trybie mieszanym.

Do kosztów uzyskania przychodu zaliczymy tylko 75% wydatków eksploatacyjnych. Oznacza to, że część kwoty wydanej na podstawowe użytkowanie samochodu tj. zakup paliwa, serwis czy opłaty ubezpieczeniowe będą tzw. wydatkami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów (NKUP).

Aby ułatwić Państwu obliczenie ile można oszczędzić na kosztów eksploatacji samochodu osobowego używanego prywatnie i firmowo od 2019 przygotowaliśmy kalkulator - link pożniej

Ile zaoszczędzę na kosztach eksploatacji samochodu osobowego używanego do celów mieszanych?

Samochody firmowe a 100% podatku VAT

Sprawa komplikuje się, kiedy od zakupu pojazdu przedsiębiorca chce odprowadzić 100% podatku VAT, gdyż musi wówczas przestrzegać kilku reguł. Samozatrudniony przy zakupie pojazdu samochodowego o masie nie przekraczającej 3,5 tony (w tym samochodu osobowego), może odliczyć podatek VAT, jeżeli pojazd będzie używany jedynie do wykonywania czynności opodatkowanych (ta sama zasada dotyczy samochodów uznanych odgórnie za służące do celów firmowych np. pojazdy, które przewożą więcej niż 10 osób). W przeszłości reguła ta nie była do końca jasna i wiele osób używało samochodów służbowych do celów prywatnych. Od 1 kwietnia 2014 roku przepisy dotyczące podatku VAT uległy zmianie określając dokładnie, jakie warunki musi spełnić przedsiębiorca, aby odliczyć podatek od zakupu samochodu dla firmy.

Odliczenie 100% podatku VAT od zakupu samochodu dla firmy jednoosobowej jest możliwe, jeśli będą spełnione następujące warunki:

1. zakupiony pojazd nie jest droższy niż 20 tys. euro,
2. pojazd jest zakupiony tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzenia firmy,
3. przedsiębiorca za pomocą formularza VAT-26 zgłosił zakup samochodu do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od daty transakcji,
4. przedsiębiorca stworzył regulamin używania pojazdu firmowego (najlepiej, aby wykaz czynności, do których służy samochód, został sporządzony w formie pisemnej),
5. przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę dla celów podatku VAT, w której zawarł np. stan licznika samochodu na dzień rozpoczęcia jego użytkowania do celów służbowych,

Cofnięcie 100% ulgi w podatku VAT od zakupu samochodu dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Urząd skarbowy bardzo skrupulatnie sprawdza, do jakich celów wykorzystywany jest samochód zakupiony na firmę i wpisany do ewidencji środków trwałych. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien zwracać uwagę na kwestie, które mogłyby budzić choćby najmniejsze wątpliwości urzędu skarbowego. Są to np.:

1. Stawianie samochodu pod domem przedsiębiorcy – nawet jeśli siedziba firmy znajduje się w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy, istnieje podejrzenie, że będzie on wykorzystywał samochód firmowy do celów prywatnych (szczególnie, jeśli jest to jedyny pojazd, jaki właściciel firmy posiada).
2. Nieprzygotowanie regulaminu użytkowania pojazdu firmowego.
3. Nieprowadzenie lub niedokładne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

WAŻNE! W niektórych przypadkach urząd skarbowy cofa odliczony wcześniej podatek VAT, który w takiej sytuacji należy zapłacić. Dodatkowo nakładana jest na przedsiębiorcę grzywna, która może wynosić nawet 720 stawek dziennych. W przypadkach niejasnych np. nieszczegółowej i niedokładnie prowadzonej ewidencji, przedsiębiorcy grozi kara pieniężna nawet do 16 mln zł.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Odpowiednio prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać dane tj.:

1. numer rejestracyjny samochodu,
2. datę rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
3. stan licznika pojazdu w dniu rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia ewidencji,
4. informacje o osobach kierujących pojazdem – dane personalne oraz podpis kierowcy, dzień użytkowania, cel wyjazdu, opis trasy (skąd i dokąd), ilość przejechanych kilometrów,
5. liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i w dniu zakończenia ewidencji,
6. potwierdzenie wpisu osoby kierującej pojazdem – jeśli nie jest ona podatnikiem.

UWAGA! Jeśli pojazd był prowadzony przez kogoś innego niż sam samozatrudniony, przedsiębiorca ma za zadanie dodać do ewidencji informację o udostępnieniu pojazdu (datę i cel udostępnienia, stan licznika w dniu udostępnienia i w dniu zwrotu pojazdu, ilość przejechanych kilometrów, dane personalne osoby które udostępniono pojazd).