Kasa fiskalna przy zamknięciu działalności w 2026 r.
Kasa fiskalna nie może zostać zlikwidowana na własną rękę — pamięć fiskalna urządzenia musi być odczytana w obecności pracownika urzędu skarbowego, a procedura udokumentowana protokołem. Jeżeli korzystałeś z ulgi na zakup kasy (do 700 zł) i eksploatowałeś urządzenie krócej niż 3 lata, przy likwidacji musisz zwrócić pełną kwotę ulgi (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT). W 2026 r. większość sprzedawców ma już kasy online z ciągłą transmisją do Centralnego Repozytorium Kas — odczyt jest prostszy, ale obowiązki formalne identyczne jak przy kasach z papierową kopią paragonów.
Krok 1. Zawiadomienie US i wniosek do serwisu
Co najmniej 7 dni przed planowanym odczytem zawiadamiasz naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności. Zawiadomienie zawiera: NIP, numer ewidencyjny kasy, proponowaną datę i miejsce odczytu. Równolegle zlecasz autoryzowanemu serwisowi stawienie się na odczyt — serwisant jest jedyną osobą upoważnioną do fizycznego wyprowadzenia raportu rozliczeniowego z urządzenia. Dla kas online możliwy jest odczyt zdalny, ale protokół z obecności urzędnika dalej obowiązuje (może być zdalny — wideokonferencja lub stawienie się w US).
Krok 2. Odczyt pamięci fiskalnej i raport rozliczeniowy
W dniu odczytu serwisant wydaje raport fiskalny rozliczeniowy obejmujący cały okres eksploatacji kasy — sumaryczne obroty wg stawek VAT, sumy rabatów, pomyłek, zwrotów. Raport drukuje się fizycznie z kasy (kasa z kopią papierową) lub generuje z pamięci kasy online. W obecności pracownika US sporządza się protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, który podpisują wszystkie obecne strony: przedsiębiorca, serwisant, urzędnik. Protokół i raport składasz w urzędzie skarbowym w terminie 5 dni od sporządzenia.
Krok 3. Wniosek o wyrejestrowanie kasy
Razem z protokołem składasz wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas rejestrujących prowadzonej przez naczelnika US. Po wyrejestrowaniu kasa traci status kasy fiskalnej — możesz ją sprzedać (jako urządzenie bez pamięci fiskalnej), zutylizować, oddać serwisowi. Jeżeli utylizujesz samodzielnie, sporządzasz protokół utylizacji.
Zwrot ulgi 700 zł — kiedy obowiązuje
Jeżeli przy zakupie kasy odliczyłeś od VAT należnego ulgę (do 700 zł netto, maksymalnie 90 % ceny zakupu) i zakończyłeś ewidencjonowanie na kasie przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji, musisz zwrócić pełną kwotę ulgi. Podstawa prawna: art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Zwrot realizujesz w deklaracji JPK_V7 za miesiąc, w którym nastąpiło zaprzestanie ewidencji — ulga wpisywana jest po stronie VAT należnego. Jeżeli używałeś kasy ≥ 3 lata, zwrot nie obowiązuje.
Kasy online / e-Paragon — specyfika 2026
Od 2019 r. nowe kasy rejestrujące to kasy online z ciągłą transmisją do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). W 2026 r. praktycznie każda kasa w obrocie jest online — dane są zapisane dwukrotnie (pamięć lokalna + CRK). Przy likwidacji obowiązuje ten sam mechanizm: raport rozliczeniowy, protokół, obecność urzędnika. Plus: urząd może zweryfikować raport lokalny z danymi CRK bez ponownej wizyty. Kasy wirtualne (oprogramowanie, np. w e-commerce) przy likwidacji wymagają wyrejestrowania u operatora oraz złożenia ostatniego raportu CRK.
Likwidacja vs. zawieszenie — co z kasą
Przy zawieszeniu działalności kasa fiskalna pozostaje w ewidencji — nie wymaga odczytu. Po wznowieniu dalej na niej pracujesz. W okresie zawieszenia nie sprzedajesz i kasa nie generuje obrotu. Przy likwidacji — pełna procedura: odczyt, protokół, zwrot ulgi (jeśli <3 lata). Wykreślenie z CEIDG nie zastępuje wyrejestrowania kasy — to dwa niezależne procesy.
FAQ
Co z kasą fiskalną przy upadłości albo zajęciu komorniczym?
Syndyk/komornik zawiadamia US i przeprowadza odczyt w imieniu dłużnika. Obowiązki dokumentacyjne są identyczne; zwrot ulgi (jeśli dotyczy) wchodzi w masę upadłości.
Czy można oddać kasę do skupu?
Dopiero po wyrejestrowaniu z ewidencji kas. Kasa z aktywnym numerem ewidencyjnym nie może zmienić właściciela bez dopełnienia procedury fiskalnej.
Jak długo trzeba trzymać paragony z archiwum?
Kopie paragonów i raporty dobowe — 5 lat od końca roku, w którym nastąpił obowiązek podatkowy. Dla kas online paragony są w CRK, ale lokalne archiwum (dokumenty papierowe kopii, raporty miesięczne/roczne) dalej przechowujesz.
Co jeśli kasa fizycznie nie działa — uszkodzona pamięć?
Zgłaszasz serwisowi awarię i występujesz do naczelnika US o zgodę na odczyt w warunkach specjalnych (odczyt elektroniczny chipów pamięci). Procedura trwa dłużej, ale jest obligatoryjna — bez raportu rozliczeniowego nie można zlikwidować kasy.