Koszty uzyskania przychodu w JDG 2026 — co wliczysz, a czego nie

Wysokość podatku dochodowego w jednoosobowej działalności liczysz od dochodu — czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu. Im więcej legalnie wrzucisz w koszty, tym niższy PIT i niższa podstawa składki zdrowotnej (na skali i liniowym). W 2026 r. zasady gry są w miarę stabilne po rewolucji Polskiego Ładu, ale diabeł tkwi w szczegółach — samochód osobowy, biuro w mieszkaniu, amortyzacja, KSeF od 1 kwietnia i kilka pułapek, o których łatwo zapomnieć. Poniżej praktyczny przewodnik.

Co to jest koszt uzyskania przychodu

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT mówi krótko: kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. W praktyce musisz spełnić trzy warunki:

  • związek z działalnością — wydatek musi wiązać się z tym, co robisz (programista odliczy licencję na IDE, fryzjer raczej nie),
  • brak wyłączenia ustawowego — art. 23 PIT zawiera katalog wydatków, które kosztem nie są (reprezentacja, mandaty, odsetki od zaległości podatkowych, część składek itd.),
  • poprawna dokumentacja — faktura, rachunek, paragon z NIP (faktura uproszczona do 450 zł), umowa kupna-sprzedaży, dowód wewnętrzny w wyjątkowych przypadkach.

Forma opodatkowania a koszty

Zanim zaczniesz liczyć, sprawdź, czy koszty w ogóle Cię dotyczą:

  • Skala podatkowa (12 %/32 %) — koszty odliczasz od przychodu, wpisujesz do KPiR. Kwota wolna 30 000 zł.
  • Podatek liniowy (19 %) — to samo, KPiR, bez kwoty wolnej. Dodatkowo w 2026 r. możesz odliczyć zapłacone składki zdrowotne do 14 100 zł rocznie (wzrost z 12 900 zł w 2025 r.) — albo zaliczyć je w koszty, albo odjąć od dochodu.
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — kosztów nie rozliczasz. Podatek liczysz od samego przychodu wg stawki właściwej dla rodzaju usług. Artykuł dotyczy tylko skali i liniowego; ryczałtowiec nie skorzysta z poniższej listy.
  • Karta podatkowa — analogicznie, stała kwota niezależna od kosztów i przychodu. Dostępna tylko dla kontynuujących z 2021 r.

Jeśli jeszcze nie wybrałeś formy, porównaj warianty w artykule formy opodatkowania JDG oraz skala / liniowy.

Katalog kosztów, które zwykle przechodzą

Lista poniżej nie jest zamknięta — każda kategoria wymaga oceny „czy to rzeczywiście służy działalności". Im bardziej oczywisty związek, tym spokojniej w razie kontroli.

Biuro i lokal

  • czynsz najmu i opłaty za media (prąd, gaz, woda, ogrzewanie, wywóz odpadów),
  • sprzątanie, ochrona, konserwacje i drobne remonty,
  • wyposażenie: biurko, krzesło, regały, lampy, klimatyzacja (jeżeli wartość < 10 000 zł — od razu w koszty; powyżej — amortyzacja).

Sprzęt i oprogramowanie

  • komputer, monitor, drukarka, telefon, router, tablet, NAS, czytnik kodów — wszystko, co realnie używasz do pracy,
  • licencje i subskrypcje SaaS (Microsoft 365, Adobe, GitHub, JetBrains, Figma, hosting, domena, CRM),
  • narzędzia zawodowe (fotograf: obiektywy i statyw; mechanik: klucze; stolarz: piła).

Usługi zewnętrzne

  • biuro rachunkowe, program do księgowości online, doradca podatkowy, radca prawny,
  • podwykonawcy (faktury B2B lub umowy o dzieło/zlecenie),
  • tłumaczenia, copywriting, projektowanie graficzne, kurierzy.

Marketing i sprzedaż

  • reklama Google, Meta, LinkedIn, TikTok, Allegro, strona www i hosting,
  • materiały drukowane (wizytówki, ulotki, katalogi), targi, networking (opłata wstępna, bilety),
  • pozycjonowanie, copy, PR, obsługa social mediów.

Rozwój i wiedza

  • szkolenia i kursy podnoszące lub uzupełniające kwalifikacje w Twojej branży,
  • książki zawodowe, czasopisma specjalistyczne, dostępy do płatnych baz wiedzy,
  • konferencje krajowe i zagraniczne (wraz z dojazdem i noclegiem, jeśli program i lista uczestników potwierdzają związek z działalnością).

Transport

  • przejazdy służbowe PKP / autobusy / lotnicze (bilet + bagaż),
  • taksówki, Uber, Bolt — w uzasadnionych przypadkach,
  • noclegi podczas delegacji, diety krajowe (w 2026 r. 45 zł/dobę) i zagraniczne (stawki wg rozporządzenia MF).

Składki ZUS

  • składki społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa dobrowolna) — do wyboru: w koszty albo odliczenie od dochodu,
  • Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy — w koszty,
  • składka zdrowotna: na skali nie podlega odliczeniu, na liniowym można odliczyć do 14 100 zł/2026, na ryczałcie częściowe odliczenie (50 % zapłaconych składek od przychodu).

Samochód osobowy — najczęstszy punkt zapalny

Auto osobowe w JDG w 2026 r. rozliczasz według jednego z dwóch schematów:

  • Użytek mieszany (prywatnie + firmowo) — 75 % kosztów eksploatacji (paliwo, serwis, myjnia, części, opłaty drogowe, ubezpieczenie), 50 % VAT-u do odliczenia. Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu.
  • Użytek wyłącznie firmowy — 100 % kosztów i 100 % VAT-u, pod warunkiem zgłoszenia VAT-26 do US w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku i prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu. W praktyce rzadko opłacalne dla JDG.

Dodatkowe limity amortyzacji (pojazdy wprowadzone do ewidencji od 1 stycznia 2026 r. — nowe, niższe progi zależne od emisji CO₂):

  • 225 000 zł — samochody w pełni elektryczne i wodorowe,
  • 150 000 zł — silnik spalinowy o emisji poniżej 50 g CO₂/km (głównie hybrydy plug-in),
  • 100 000 zł — silnik spalinowy o emisji 50 g CO₂/km i więcej (klasyczne spalinowe i większość hybryd).

Pojazdy wprowadzone do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. amortyzujesz na starych zasadach (150 000 / 225 000 zł) do końca. Uwaga: ochrona praw nabytych nie obejmuje leasingu operacyjnego i najmu długoterminowego — tu zastosowanie mają nowe limity nawet dla umów zawartych wcześniej. Ubezpieczenie AC/GAP rozliczasz proporcjonalnie do limitu właściwego dla Twojego pojazdu.

Przelicz opłacalność użytku mieszanego na kalkulatorze kosztów eksploatacji samochodu mieszanego.

Biuro w domu

Wydzielona część mieszkania na firmę to częsty model — i częsta pomyłka. Zasady:

  • Policz proporcję: powierzchnia biurowa / powierzchnia całkowita mieszkania. Tym procentem mnożysz czynsz, opłaty za media, internet, ogrzewanie.
  • Nie musi być to osobny pokój; w razie kontroli wystarczy wyraźne wydzielenie (biurko, regał z dokumentami).
  • Pułapka podatku od sprzedaży mieszkania — część nieruchomości wykorzystywana w działalności przez ponad rok może stracić prawo do ulgi mieszkaniowej przy sprzedaży. Przy wycofywaniu się z JDG warto mieć ten temat przemyślany.
  • Podatek od nieruchomości — gmina może naliczyć wyższą stawkę za powierzchnię „zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej". Sprawdź uchwałę swojej gminy.

Amortyzacja — co z tym 10 000 zł

Wydatki na środki trwałe (sprzęt, meble, auto) o wartości do 10 000 zł netto dla VAT-owców lub brutto dla zwolnionych z VAT możesz zaliczyć w całości do kosztów w miesiącu zakupu — tzw. jednorazowa amortyzacja. Powyżej tej kwoty sprzęt trafia do ewidencji środków trwałych i jest amortyzowany:

  • metodą liniową według stawek z załącznika (komputery 30 %, meble 20 %, samochód 20 %),
  • metodą degresywną (szybciej na początku) dla wybranych grup,
  • w ramach pomocy de minimis — limit jednorazowej amortyzacji do 213 000 zł w 2026 r. dla małych podatników i rozpoczynających działalność.

Limit 15 000 zł gotówką, biała lista, split payment

Transakcje B2B powyżej 15 000 zł brutto (łącznie w ramach jednej umowy, niezależnie od liczby przelewów) muszą być opłacone na rachunek z białej listy sprzedawcy — inaczej wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodu, a Ty możesz ponieść solidarną odpowiedzialność za VAT kontrahenta. Wyjątki:

  • zapłata w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) uchyla sankcję, nawet jeśli rachunek nie był na białej liście,
  • zgłoszenie zapłaty na inny rachunek na formularzu ZAW-NR w ciągu 7 dni (14 dni w 2026 r. w trybie epidemicznym nie obowiązuje) — chroni przed sankcją.

Limit 15 000 zł obowiązuje także w walucie obcej — przeliczasz po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego transakcję. Obniżenie limitu do 8 000 zł było wielokrotnie odraczane i w 2026 r. nadal nie obowiązuje.

Co NIE jest kosztem

Najczęstsze błędy i klasyczne wyłączenia z art. 23 PIT:

  • Wydatki reprezentacyjne — kolacje z klientem, upominki, drogi alkohol na spotkania biznesowe. Nie są kosztem niezależnie od kwoty.
  • Mandaty, kary umowne, grzywny, odsetki od zaległości podatkowych.
  • Strój służbowy — jeśli nie jest uniformem z logo firmy albo odzieżą ochronną (BHP), US uznaje to za wydatek osobisty. „Garnitur do pracy" z zasady nie jest kosztem.
  • Składka zdrowotna na skali — całkowicie wyłączona z kosztów i odliczeń. Na liniowym do 14 100 zł/2026; na ryczałcie 50 % od przychodu.
  • Wydatki osobiste właściciela (jedzenie, fryzjer, wakacje — nawet jeśli po drodze „spotkasz się z klientem").
  • Koszty sfinansowane dotacją zwolnioną z opodatkowania — tutaj zasada „raz odliczyć" działa w obie strony.
  • Wpłaty na PFRON, część składek ubezpieczenia OC członków zarządu (nie dotyczy JDG).

Dokumentacja i KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Koszt bez dokumentu nie istnieje. Akceptowane dowody:

  • Faktura VAT — standard. Dla czynnych VAT-owców od 1 kwietnia 2026 r. faktury kosztowe trafią do Ciebie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF); obowiązek odbioru zaczyna się już 1 lutego 2026 r. Faktura poza KSeF nie będzie dowodem dla VAT-owców (z nielicznymi wyjątkami).
  • Faktura uproszczona / paragon z NIP — do 450 zł brutto (100 euro), jeśli zawiera Twój NIP, traktowana jak zwykła faktura.
  • Rachunek — u podmiotów niebędących podatnikami VAT.
  • Umowa kupna-sprzedaży — przy zakupie od osoby prywatnej (np. używany sprzęt, auto); uwaga na PCC 2 %.
  • Dowód wewnętrzny — tylko w enumeratywnie wymienionych przypadkach (zakup u rolnika ryczałtowego, zakup runa leśnego, diety właściciela itp.).

Dokumenty przechowuj przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W praktyce 6 lat od zakupu.

Kalkulatory i lektura uzupełniająca