Spis z natury (remanent) w 2026 r. — kiedy, jak, wycena

Spis z natury — inaczej remanent lub inwentaryzacja — to formalny wykaz wszystkich towarów, materiałów, półwyrobów i produkcji w toku, którymi firma dysponuje na konkretny dzień. Dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz dla ryczałtowców jest obowiązkowy — jego wartość wpływa bezpośrednio na zysk i podatek. Podstawa prawna to § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia PKPiR (obowiązujące od 1 stycznia 2020 r., z nowelizacją z 2025 r. wprowadzającą PKPiR wyłącznie elektroniczną od 1 stycznia 2026 r.).

Kiedy sporządzasz spis z natury

Rozporządzenie wymienia sześć okoliczności obligatoryjnych oraz jedną warunkową:

1 stycznia (jednocześnie „koniec roku poprzedniego" i „początek nowego") — remanent otwarcia/zamknięcia,
dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
dzień zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów w zyskach spółki cywilnej,
dzień likwidacji działalności (tu remanent końcowy jest kluczem do ostatniego PIT i VAT),
na zlecenie naczelnika urzędu skarbowego — rzadkie, ale możliwe,
koniec każdego miesiąca — opcjonalnie, jeśli taki tryb wybrałeś w PKPiR,
w innym dniu — możliwe, ale po zawiadomieniu naczelnika US minimum 7 dni wcześniej.

Kto musi robić spis

Spis z natury prowadzą podatnicy PIT rozliczający się wg skali lub liniowo z obowiązkiem prowadzenia PKPiR oraz ryczałtowcy (obowiązek dotyczy ich od 2021 r.). Dla ryczałtowców spis nie wpływa na podstawę opodatkowania (ryczałt liczy się od przychodu), ale służy celom ewidencyjnym i jest podstawą rozliczenia VAT przy likwidacji. Na pełnych księgach rachunkowych spis z natury zastępuje inwentaryzacja z ustawy o rachunkowości — zasady zbliżone, ale szczegóły osobne.

Co wlicza się do spisu

Według § 27 rozporządzenia spisem obejmujesz:

towary handlowe — wyceniane wg cen zakupu lub nabycia; jeśli cena rynkowa na dzień spisu jest niższa — wg rynkowej,
materiały podstawowe i pomocnicze (surowce) — tak jak towary handlowe,
półwyroby — wg kosztów wytworzenia,
produkcję w toku (działalność usługowa, budowlana) — wg kosztów wytworzenia; wartość może być niższa niż koszt materiałów bezpośrednich,
wyroby gotowe — wg kosztów wytworzenia,
braki i odpady — braki wg kosztów wytworzenia; odpady wg wartości oszacowanej (z uwzględnieniem przydatności do dalszego użytku).

Dodatkowo w spisie ujmujesz towary będące Twoją własnością, a znajdujące się poza zakładem (np. u komisantu, w magazynie wynajętym) oraz towary obce znajdujące się u Ciebie (z podaniem liczby i właściciela, bez wyceny — to tylko informacja). Przy likwidacji DG spis obejmuje także środki trwałe i wyposażenie, o ile odliczałeś od nich VAT — są kluczowe dla remanentu VAT (art. 14 ustawy o VAT).

Pozycje specjalne — branże o szczególnych zasadach

Rozporządzenie osobno reguluje niektóre branże:

księgarnie i antykwariaty — można grupować wydawnictwa po tej samej cenie, bez listy autorów/tytułów,
kantory — spis obejmuje niesprzedane wartości dewizowe, wyceniane wg cen zakupu (a w dniu zamknięcia roku — nie wyżej niż średni kurs NBP na koniec roku podatkowego),
lombardy — rzeczy zastawione pod kwotę pożyczki (wycena wg wartości rynkowej),
specjalne działy produkcji rolnej — materiały i surowce oraz liczba zwierząt wg gatunków i grup.

Zasady wyceny i termin 14 dni

Wyceny dokonujesz najpóźniej 14 dni po sporządzeniu spisu. Zasada: niższa z dwóch wartości — cena zakupu lub cena rynkowa. Wyceniasz indywidualnie każdą pozycję albo grupowo (pozycje identyczne, np. 100 szt. tego samego towaru). Wartości dewizowe — wg kursu NBP ogłoszonego na ostatni dzień roboczy kończący rok podatkowy. Produkcja zwierzęca w specjalnych działach rolnych — wg cen rynkowych z dnia spisu, z rozbiciem wg gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Jakie dane zawiera arkusz spisu

Arkusz spisu zawiera obowiązkowo:

imię i nazwisko właściciela firmy (ew. nazwę spółki cywilnej),
datę przeprowadzenia spisu,
numery kolejnych pozycji,
szczegółową nazwę towaru / innego składnika,
jednostkę miary i ilość,
cenę jednostkową i wartość pozycji (ilość × cena),
łączną wartość spisu,
klauzulę „spis zakończono na pozycji nr …",
podpis właściciela (od 1.01.2026 r. podpisy osób przeprowadzających spis nie są już wymagane — wystarczy podpis właściciela lub wspólników).

Spis w elektronicznej PKPiR 2026

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy prowadzący PKPiR mają obowiązek prowadzenia księgi wyłącznie elektronicznie — znika opcja papierowej księgi (wyjątki: agenci, komisanci, duchowni zrzekający się ryczałtu). Nowy wzór rozporządzenia uprościł zasady księgowania spisu: w PKPiR wpisuje się tylko łączną wartość spisu z natury jako ostatnią pozycję grudnia lub pierwszą pozycję stycznia — nie trzeba już wpisywać każdego elementu spisu jako osobnej pozycji. Sam arkusz spisu przechowujesz w systemie księgowym (PDF, XLSX, XML) razem z dowodami księgowymi. Plus: wygodne eksportowanie do JPK i KSeF; minus: do utrzymania własna odpowiedzialność za archiwum (nowy wzór zniósł wymóg przechowywania w siedzibie firmy — ale dokumenty dalej trzymasz przez okres przedawnienia podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

FAQ

Czy muszę sporządzać zerowy spis z natury, jeśli nie mam żadnych towarów?
Tak, obowiązek sporządzenia spisu jest formalny, nawet jeśli wartość wynosi 0 zł. W arkuszu wpisujesz „brak towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych" i podpisujesz z datą.

Czy spis musi być potwierdzony przez biegłego lub rzeczoznawcę?
Nie, wyceny dokonuje właściciel firmy. Biegły bywa potrzebny w szczególnych sytuacjach (przejęcie spółki, likwidacja z dużym majątkiem), ale nie jest wymagany rozporządzeniem.

Zapomniałem zrobić spis na 1 stycznia — co teraz?
Spis wykonaj jak najszybciej z datą faktyczną i zaznacz w PKPiR, że remanent otwarcia został sporządzony opóźnienie. Jeśli w wyniku korekty zmieniła się wartość remanentu, koryguj odpowiednio zaliczki PIT.

Jak wycenić używany sprzęt (laptop, drukarka) w spisie likwidacyjnym?
Wyposażenie używane wyceniasz wg wartości rynkowej (co zazwyczaj jest kwotą niższą niż cena zakupu). Środki trwałe — wartością netto (wartość początkowa minus amortyzacja). Rynkową wartość warto oprzeć na aktualnych ogłoszeniach OLX/sprzętowych, udokumentowaną np. zrzutem ekranu z datą.

Czy spis z natury w elektronicznej PKPiR 2026 musi być podpisany elektronicznie?
Rozporządzenie nie wymaga podpisu elektronicznego — arkusz spisu może być wygenerowany w systemie księgowym i zatwierdzony w sposób rejestrowany (audit trail). W praktyce używasz podpisu zaufanego / kwalifikowanego tylko, jeśli arkusz ma trafić do urzędu (np. przy kontroli).