Kasa fiskalna w 2026 r. — online, wirtualna, limit 20 000 zł

Kasa rejestrująca to urządzenie (lub oprogramowanie) ewidencjonujące obrót i kwoty VAT przy sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności i rolnikom ryczałtowym — podstawa: art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. W 2026 r. standardem są kasy online, które co 2 godziny transmitują dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) Szefa KAS. Kasy tradycyjne z papierową kopią wygasają naturalnie — nowa instalacja może być tylko online lub (w wybranych branżach) wirtualna. Do tego doszedł e-Paragon — od 15 września 2023 r. paragon można wydać elektronicznie do aplikacji „e-Paragony" MF (za zgodą klienta).

Kto musi mieć kasę fiskalną

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług na rzecz:

osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
rolników ryczałtowych.

Sprzedaż B2B (firma–firma) nie rodzi obowiązku kasy — wystarczy faktura. Natomiast mieszana działalność B2C + B2B wymaga ewidencji na kasie dla każdej sprzedaży B2C niezależnie od tego, że „przy okazji" wystawiasz też faktury. Wystawienie faktury do B2C dalej wymaga paragonu — potem paragon dołączasz do kopii faktury.

Limit 20 000 zł — zwolnienie podmiotowe

Przedsiębiorcy o rocznym obrocie B2C ≤ 20 000 zł netto są zwolnieni z kasy fiskalnej (rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie — kolejne edycje co 2–3 lata, aktualna obowiązuje do końca 2026 r.). Limit liczy się proporcjonalnie dla firm rozpoczętych w trakcie roku: np. rozpoczęcie 1 lipca → limit 20 000 × 184/365 ≈ 10 082 zł do końca roku.

Przekroczenie limitu powoduje obowiązek zainstalowania kasy w terminie 2 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym limit przekroczono. Przykład: limit przekroczony w marcu → kasa musi działać od 1 czerwca.

Zwolnienia przedmiotowe (bez względu na obrót)

Niezależnie od wysokości obrotu kasa nie jest wymagana przy:

sprzedaży wysyłkowej (pocztą, kurierem) — pod warunkiem, że za każdą sprzedaż masz potwierdzenie wpłaty z banku / SKOK-u / poczty, identyfikujące kupującego i towar,
usługach finansowych (bankowych, ubezpieczeniowych, inwestycyjnych),
usługach telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych świadczonych konsumentom w trybie online (e-usługi),
usługach edukacyjnych (oprócz pozaszkolnych zajęć sportowych, rekreacyjnych i tanecznych),
wynajmie i dzierżawie nieruchomości, jeśli umowa wynika z pisemnego dokumentu (np. z mieszkaniem dla osoby fizycznej przy przelewach),
sprzedaży środków trwałych / wyposażenia — jeśli zdarzenia są rzadkie, a cała zapłata przelewem.

Wyłączone ze zwolnień (muszą mieć kasę od pierwszej złotówki) to m.in.: sprzedaż LPG i paliw, sprzętu radiowego i telewizyjnego, perfum, alkoholu, wyrobów tytoniowych, usługi przewozu osób, doradztwo podatkowe/prawne, gastronomia stacjonarna, fryzjerstwo i kosmetyka, usługi medyczne.

Rodzaje kas: tradycyjna vs. online vs. wirtualna

Kasa online (elektroniczna z transmisją) — nowy standard od 2019 r. Buduje co 2 godziny „e-dokument raportowy" i wysyła do Centralnego Repozytorium Kas (serwer Szefa KAS). Nie wymaga rolki kopii paragonu (kopia jest w CRK). Każda nowo sprzedawana kasa od stycznia 2023 r. może być tylko online.

Kasa wirtualna (software-only) — oprogramowanie zainstalowane na urządzeniu (tablet, smartfon, PC z drukarką termiczną), wpisane na listę MF. Rozporządzenie MF z 26 maja 2020 r. z nowelizacjami dopuszcza kasy wirtualne w branżach: transport pasażerski (taksówki, busy), hotelarstwo i gastronomia, usługi mobilne i terenowe (serwis, naprawy), od 2024 r. lista jest rozszerzana.

Kasa tradycyjna z elektronicznym zapisem kopii (kopia na karcie SD) — dopuszczalna tylko w branżach niewymuszonych do online i tylko do wyczerpania zapasów u sprzedawców / serwisantów (serwis wydłużony do 2027–2028 r. na mocy decyzji MF). W praktyce w 2026 r. każda nowa kasa = online lub wirtualna.

Harmonogram obowiązkowego przejścia na kasy online

1 stycznia 2020 r. — paliwa ciekłe, warsztaty samochodowe i motocyklowe, wymiana opon,
1 stycznia 2021 r. (pierwotnie 1.07.2020, przesunięte pandemią) — gastronomia stała i sezonowa, krótkotrwałe zakwaterowanie (hotele, pensjonaty), sprzedaż węgla i koksu,
1 lipca 2021 r. (pierwotnie 1.01.2021) — fryzjerstwo, kosmetyka, usługi medyczne lekarzy i dentystów, usługi prawne, siłownie, usługi budowlane.

W 2026 r. praktycznie wszystkie aktywne kasy są online — resztki kas tradycyjnych z rejestracją zanikną w 2027–2028 r. wraz z końcem serwisu.

Ulga na zakup kasy — 700 zł (art. 111 ust. 4 VAT)

Podatnik rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu na kasie fiskalnej ma prawo do odliczenia 90 % wartości netto zakupu, nie więcej niż 700 zł na każdą zgłoszoną kasę — przy pierwszych kasach, jakie kupuje. Warunki:

zakup kasy, która ma potwierdzenie MF o spełnieniu wymogów technicznych (każda kasa online / wirtualna na liście MF),
fiskalizacja przez autoryzowany serwis + pierwszy raport,
zawiadomienie US o liczbie i miejscu używania kas (elektronicznie przez e-US),
rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie przepisanym (2 miesiące od przekroczenia limitu 20 000 zł, albo dla wybranych branż — w dacie wskazanej w rozporządzeniu),
posiadanie dowodu zakupu i opłacenie w całości (mogą być raty leasingowe, ale faktura całościowa).

Odliczenie ujmuje się w JPK_V7 w miesiącu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie (lub w 2 kolejnych okresach dla czynnych podatników VAT). Podatnicy zwolnieni z VAT otrzymują zwrot ulgi przelewem po wniosku do US.

Obowiązki posiadacza kasy

raport dobowy — po każdym dniu sprzedaży, automatycznie generowany; przy kasach online trafia do CRK,
raport miesięczny — do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym,
przegląd techniczny co 2 lata (dla kas online; wcześniej 25 miesięcy) — wykonywany przez autoryzowany serwis; brak przeglądu skutkuje obowiązkiem zwrotu ulgi 700 zł oraz grzywną KKS,
paragon dla każdego kupującego — papierowy lub elektroniczny (e-paragon za zgodą klienta),
archiwizacja raportów fiskalnych i paragonów przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty VAT (kasy online — archiwizacja w CRK po stronie Szefa KAS),
ewidencja zwrotów i reklamacji — osobny rejestr dla paragonów anulowanych.

e-Paragon i HUB Paragonowy

Od 15 września 2023 r. działa aplikacja Ministerstwa Finansów „e-Paragony" (Android + iOS) — klient skanuje kod QR z wyświetlacza kasy online i odbiera elektroniczny paragon na telefon zamiast papierowego. W 2026 r. e-paragon to dalej opcja dobrowolna — wymaga zgody klienta i włączonej funkcjonalności w kasie online (dostępna w większości urządzeń dostępnych na rynku od 2024 r.). Dla sprzedawcy: niższy koszt rolek termicznych, krótsza archiwizacja fizyczna, integracja z KSeF przy fakturach do paragonów.

Kasa przy likwidacji firmy

Przy zamknięciu DG wykonujesz odczyt pamięci fiskalnej w obecności pracownika US i serwisanta (zawiadomienie US minimum 7 dni wcześniej), sporządzasz protokół i wyrejestrowujesz kasę. Szczegóły procedury — w osobnym artykule o kasie przy likwidacji działalności.

FAQ

Sprzedaję przez internet osobom prywatnym — czy muszę mieć kasę?
Nie, pod warunkiem, że każda zapłata wpływa przelewem / kartą / BLIKiem i masz dowód z banku identyfikujący kupującego i towar. Gotówka przy odbiorze (kurier, paczkomat z opcją COD) już wymaga kasy.

Klient prosi o fakturę zamiast paragonu — muszę drukować paragon?
Tak, najpierw paragon fiskalny, potem faktura do paragonu. Paragon dołączasz do kopii faktury. Wyjątek: faktura z NIP nabywcy wystawiona od razu zastępuje paragon dla B2B (od 2020 r.).

Rozpoczynam firmę w lipcu — ile wynosi limit 20 000 zł proporcjonalnie?
Liczysz: 20 000 × liczba dni od rozpoczęcia do 31 grudnia / 365. Rozpoczęcie 1 lipca → 20 000 × 184/365 ≈ 10 082 zł limitu na 2026 r.

Co, gdy kasa online straci internet?
Kasa buforuje dane lokalnie i wysyła automatycznie po odzyskaniu połączenia. Jeśli brak internetu trwa dłużej niż 2 dni, zgłoś to na druku do US (opis okoliczności) — urząd nie nakłada sankcji, o ile zgłoszenie jest na czas.

Klient zwraca towar — jak zarejestrować zwrot?
Do ewidencji zwrotów i reklamacji — osobny zeszyt/plik, w którym wpisujesz datę, numer paragonu, kwotę, przyczynę zwrotu i podpisy obu stron. Na kasie NIE anulujesz paragonu — ewidencja zwrotów jest narzędziem korygującym.